A preocupação em evitar erros, diminuir períodos improdutivos, garantir que o médico ou terapeuta tem o tempo necessário para executar a atividade  planeada ou que o mesmo não fica sobrecarregado colocando em causa a qualidade do serviço, são alguma preocupações que não podem ser descuradas. 

Poucas coisas são tão prejudiciais para a gestão eficaz da agenda de um médico ou terapeuta como um cancelamento de ultima hora, ou sem aviso prévio. Com os protocolos certos, poderemos reduzir ao máximo este problema. 

Para facilitar o dia-a-dia de quem tem a responsabilidade da gestão da agenda, é preciso colocar em prática alguns protocolos:

• Facilitar a comunicação com os pacientes.
• Otimizar a oferta das vagas disponíveis na agenda.
• Confirmar as marcações de consultas e não enviar apenas lembretes.
• Incentivar a pontualidade junto dos pacientes.
• Trabalhar com um sistema de " lista de espera", para otimizar as vagas resultantes de desistências ou remarcações.
• Integrar toda a informação num só sistema.

Em qualquer circunstância, é da máxima importância que a equipa esteja completamente alinhada para situações improváveis, preparada para reagir rapidamente de modo a minimizar o transtorno causado ao paciente. Por exemplo, caso uma consulta se atrase mais tempo do que o previsto, a equipa deve reagir de imediato para reduzir o impacto nos restantes pacientes.

A equipa My Patient Manager utiliza a tecnologia a seu favor, através de uma plataforma em que todos os intervenientes têm acesso á informação sobre a agenda, em tempo real, através de um computador, tablet ou smartphone, necessitando apenas de acesso à internet.

Uma agenda digital permite a partilha de informação de uma forma rápida e prática.