Secretariado e BackOffice em saúde.

Benefícios do follow up em serviços de saúde e bem-estar

Fri, 09 Apr 2021 20:38:30 GMT

5 dicas para a realização de follow up

O conceito de follow up é muito abrangente, já que implica o acompanhamento de uma pessoa ou situação.

Em contexto de saúde, por exemplo, depois de consultar e prescrever um tratamento, o médico pode pedir ao paciente uma consulta de seguimento para fazer o follow up e auferir se o tratamento teve o efeito esperado.

De forma a agilizar o processo, o follow up, deverá ser realizado através de um contacto telefónico, mas também pode ser feito a partir de um email. Este contacto pode ser realizado pela equipa de customer care, desde que disponha da informação necessária.

O follow up pode ser usado como uma estratégia para a adesão terapêutica, uma vez que, visa o acompanhamento do cliente durante o período que decorre após a consulta, permite a monitorização, realização de esclarecimentos e ensinos.

Esta intervenção tem vindo a ser distinguida com a máxima importância, cada vez mais praticada por aqueles que pretendem distinguir o seu serviço pela excelência, focada para a continuidade dos cuidados prestados devido ás vantagens de fácil acesso e baixo custo.

O follow up pode melhorar a satisfação do paciente, pois este sente-se verdadeiramente acompanhado na sua jornada.

É fundamental que, a pessoa que vai realizar esta tarefa esteja munida de todas as informações necessárias para que o paciente se sinta verdadeiramente confiante para colocar as suas duvidas e ter a certeza de que as mesmas terão resposta, mesmo que seja necessário um contacto posterior por parte do médico ou terapeuta.

Seguem 5 dicas para a realização de follow up:

Ter em atenção o canal e o horário identificado pelo paciente como preferencial para contactos.
Estabelecer um dialogo empático com o paciente, procurando o seu feedback ( os pacientes normalmente desejam aproveitar este momento para esclarecer duvidas ou partilhar os resultados obtidos).
Deixar claro o motivo do seu contacto, isto ajuda a reduzir a resistência do paciente, a quebrar o gelo e a criar uma relação empática.
Determinar cronogramas de follow up. A base estratégica de um atendimento de excelência é o acompanhamento personalizado ao paciente, portanto, estes contactos devem ser adaptados á especificidade de cada situação.
A ferramenta tecnológica mais indicada para a realização de follow up com sucesso é o CRM. O objetivo do CRM é integrar toda a informação e interações com o paciente, ajudando a equipa a visualizar a jornada do paciente de forma clara.

Gestão eficiente da agenda

Fri, 09 Apr 2021 20:38:27 GMT

6 Técnicas para melhorar a gestão da agenda

A gestão eficiente da agenda de um médico ou terapeuta, é uma tarefa que depende de vários processos e essa função exige uma grande responsabilidade por parte do gestor da sua agenda ou da sua equipa de customer care.

A preocupação em evitar erros, diminuir períodos improdutivos, garantir que o médico ou terapeuta tem o tempo necessário para executar a atividade planeada ou que o mesmo não fica sobrecarregado colocando em causa a qualidade do serviço, são alguma preocupações que não podem ser descuradas.

Poucas coisas são tão prejudiciais para a gestão eficaz da agenda de um médico ou terapeuta como um cancelamento de ultima hora, ou sem aviso prévio. Com os protocolos certos, poderemos reduzir ao máximo este problema.

Para facilitar o dia-a-dia de quem tem a responsabilidade da gestão da agenda, é preciso colocar em prática alguns protocolos:

Facilitar a comunicação com os pacientes.
Otimizar a oferta das vagas disponíveis na agenda.
Confirmar as marcações de consultas e não enviar apenas lembretes.
Incentivar a pontualidade junto dos pacientes.
Trabalhar com um sistema de " lista de espera", para otimizar as vagas resultantes de desistências ou remarcações.
Integrar toda a informação num só sistema.

É um fator determinante a boa comunicação entre o gestor da agenda e o médico ou terapeuta, para que as mudanças que possam surgir não venham a causar constrangimentos. Por exemplo, se o paciente desmarcou a consulta em cima da hora, é importante decidir, rapidamente, se vamos agendar outro paciente naquela vaga ou se vamos deixar o horário livre.

Em qualquer circunstância, é da máxima importância que a equipa esteja completamente alinhada para situações improváveis, preparada para reagir rapidamente de modo a minimizar o transtorno causado ao paciente. Por exemplo, caso uma consulta se atrase mais tempo do que o previsto, a equipa deve reagir de imediato para reduzir o impacto nos restantes pacientes.

A equipa My Patient Manager utiliza a tecnologia a seu favor, através de uma plataforma em que todos os intervenientes têm acesso á informação sobre a agenda, em tempo real, através de um computador, tablet ou smartphone, necessitando apenas de acesso à internet.

Uma agenda digital permite a partilha de informação de uma forma rápida e prática.

Software de CRM, é importante?

Fri, 09 Apr 2021 20:38:25 GMT

Porque é importante usar uma ferramenta de CRM?

Atualmente, as pessoas adquirem produtos e serviços pelo seu conceito global, e estão mais preocupadas em comparar os benefícios e valores gerados. Para que os clientes percebam os valores e benefícios gerados é fundamental manter relações fortes, aumentando a sua confiança e satisfação em relação ao serviço.

O Customer Relationship Management ( CRM ) é uma estratégia de negócio com recurso á tecnologia, que tem como objetivo principal permitir à empresa ou ao prestador de serviços antecipar as necessidades dos seus clientes.

O sistema de CRM é um software que facilita a gestão do relacionamento com o cliente. Uma solução criada à medida das necessidades do seu negócio, poderá ser a chave de sucesso para a fidelização dos seus clientes.

O propósito do CRM é tratar a informação relevante sobre os seus clientes ( dados pessoais, agendamentos, interações, informação importante para a prestação do serviço, anexo de documentos, registo de necessidades especificas, preferências, entre outas informações ). Esta ferramenta, é uma mais valia na tomada de decisões, aquando do contacto com o cliente.

Com o desenvolvimento da Era Digital, hoje, já é possível aceder a estas informações, em tempo real, remotamente, apenas com acesso á internet, através de um computador, tablet ou smartphone.

O software de CRM é uma ferramenta de marketing relacional que procura criar e manter relacionamentos.

A My Patient Manager entende que, o software de CRM é uma peça fundamental para potenciar o atendimento de excelência, recorrendo ao conhecimento prévio que se tem sobre o cliente para que as novas interações acrescentem valor ao serviço prestado.

A partilha de informação é bidirecional e é fundamental para que ambos os contactos, pessoal e tecnológico, funcionem em harmonia de forma a maximizar resultados.

Um Médico, Coach ou Terapeuta, conquista um diferencial competitivo quando oferece a perspetiva de um relacionamento a longo prazo, onde as necessidades individuais podem ser atendidas, não só hoje, mas durante todo o período de vida da relação.

Um cliente leal e fidelizado irá manter-se consigo e está inclusivamente disposto a pagar mais pelo mesmo serviço, desde que sinta o seu valor acrescentado, isto só se consegue estabelecendo uma relação emocional de satisfação e de confiança.

Os clientes satisfeitos tornam-se nos " Embaixadores do seu serviço ".

Para facilitar o acompanhamento do relacionamento com o cliente e maximizar a sua satisfação, o CRM permite automatizar algumas tarefas que permitem monitorizar as informações relevantes e dar seguimento a cada situação no menor espaço de tempo possível, tornando o relacionamento com o seu cliente mais próximo e personalizado.

O sucesso depende em grande parte da sua capacidade em gerar valor e demonstrar a qualidade do seu serviço, aprofundar relacionamentos assentes na confiança, empenho, empatia, excelência e comunicação ativa com o cliente.

Sobre mim

Fri, 09 Apr 2021 20:37:56 GMT

O Projeto My Patient Manager e a minha paixão por criar experiências fantásticas.

Sou a Sara.

" O vento parou de soprar? Então, vamos começar a remar! "

Assim sou eu, desde que me conheço, e este é o meu maior lema de vida.

Desde muito cedo, desenvolvi um especial interesse pela área de atendimento ao cliente, especificamente em contexto de saúde.

Passei os últimos 13 anos em constante evolução, num grande grupo de clinicas com presença nacional e internacional, com uma carteira de mais de 100 000 pacientes ativos em Portugal, tendo exercido o cargo de Customer Care Manager de uma das maiores e melhores equipas a operar na área.

Tive a sorte de poder trabalhar com profissionais de topo, que me transmitiram conhecimentos que me permitiram adquirir competências valiosas.

Ao longo da minha carreira, fui-me preparando para desenvolver estratégias para a resolução de problemas, ter altos níveis de responsabilidade, ter skills de liderança, e ultrapassar desafios com distinção e com foco na melhoria contínua.

Entendi o quão importante é ter boas capacidades de comunicação e que é o trabalho de equipa que nos faz chegar mais longe. A resistência, a resiliência, a criatividade e a inovação são fatores críticos de sucesso.

Sou apaixonada por criar experiências fantásticas. Sou muito focada no crescimento e dinamização de projetos, expansão de negócios e dos serviços disponíveis.

No meu percurso, aprendi que só quando estamos totalmente alinhados, é que estamos prontos para ser e fazer tudo aquilo a que nos propomos, e foi por isso que criei o projeto My Patient Manager .

Percebi que a minha experiência e know-how poderiam ser muito úteis, se colocados ao dispor de outros profissionais com o mesmo desejo de criar experiências fantásticas aos seus clientes, ou que tivessem a necessidade de trabalhar de forma autónoma ou em regime de coworking, cultivando assim a sua identidade própria.

Hoje, coloco ao serviço dos outros aprendizagens que adquiri ao longo dos anos.

" Somos o que fazemos todos os dias. A excelência não é um ato, é um hábito." - Aristóteles

Se continuou comigo até aqui, talvez seja porque se encontra numa fase em que deseja elevar e diferenciar o seu negócio e o seu serviço.

Contacte-nos .

Excelência no atendimento

Fri, 09 Apr 2021 20:37:50 GMT

8 práticas que vão diferenciar o atendimento prestado ao cliente, tornando-o no embaixador do seu serviço

Seja pessoalmente, por telefone, e-mail, através de chats ou redes sociais, o facto é que, independentemente do canal, os seus clientes desejam ter um atendimento de excelência.

Quanto mais pensar em inovar a forma de agir no atendimento, melhor serão os resultados e consequente nível de satisfação do seu cliente.

A excelência no atendimento é traduzida pela forma de se relacionar com o cliente, com eficiência, ajudando-o a alcançar o seu objetivo, e sempre que possível, superar as suas expectativas.

Trata-se de proporcionar uma experiência diferenciada, gerar satisfação, encantar o cliente e fazê-lo sentir-se especial.

É importante ter em conta que, os clientes que procuram serviços na área de saúde e bem-estar, não pretendem apenas adquirir serviços, mas sim interagir e criar vínculos baseados na empatia.

É consensual que, os clientes estão cada vez mais exigentes e as suas próprias expetativas são também elas crescentes.

Pesquisas recentes revelam que, as decisões emocionais influenciam seis vezes mais o processo de aquisição de serviços do que as racionais. Estes dados mostram que o cliente valoriza cada vez mais o estabelecimento de relações e contactos emocionais. É portanto, a dimensão emocional uma das chaves para o fortalecimento da relação com o cliente.

8 práticas que vão diferenciar o atendimento prestado ao cliente e que o vão tornar embaixador do seu serviço:

Focar-se na prestação de um serviço de alta qualidade e diferenciador.
Tomar consciência de que a satisfação do cliente se baseia em valores e relações, e que isso se traduz na sua lealdade.
Tratar os clientes de forma personalizada, antecipando as necessidades e expectativas de cada um.
Elevar sensações positivas e que transmitam confiança face ao seu serviço.
Desenhar mapas de experiência do cliente e medir a sua satisfação, através de sistemas de avaliação.
Praticar a escuta ativa e tomar como precioso qualquer feedback recebido por parte do cliente.
Utilizar ferramentas de apoio digitais, através de um CRM conseguirá organizar, agregar informação e criar ações para ter um contacto de valor com os clientes, em todos os momentos.
Usar as informações a seu favor, dados e características do cliente, histórico de interações, entre outros.

Quem atende de forma excecional, conquista defensores da sua marca ou serviço, obtém autoridade e torna-se uma referência para o seu nicho de mercado!

Reinventar o trabalho, equipas remotas.

Fri, 09 Apr 2021 20:37:08 GMT

A Era do conhecimento digital e o exponenciar do trabalho remoto

Com o avanço da Era do conhecimento digital e com o gatilho da pandemia mundial que teve inicio no ano de 2020, o trabalho remoto ganhou cada vez mais espaço na realidade social do nosso país.

Trabalhar remotamente, significa realizar uma atividade profissional á distância. O uso das tecnologias é o fator comum em todo o tipo de trabalho remoto, já que são elas que facilitam este tipo de intervenção.

O trabalho remoto confere aos profissionais muitas vantagens, mas a principal e o maior ganho é o tempo. Ao evitar deslocações e ter a possibilidade de trabalhar num espaço por si definido, permite ao profissional poder passar mais tempo com a família, investir em projetos pessoais, poder trabalhar em qualquer lugar do mundo, desde que tenha acesso á internet, conseguir ser mais produtivo, aumentar exponencialmente a sua motivação e resultados gerados.

O trabalho remoto é também transformador para o profissional, na medida em que o obriga a tornar-se numa pessoa mais autodisciplinada, mais focada para limitar as distrações, para se reinventar e encontrar metodologias para se fazer presente em tarefas que pressupõe o trabalho de equipa. É também desafiador para os profissionais encontrarem formas alternativas de comunicação e interação com os pares.

Os millennials veem assim uma forma de controlo da sua vida, conseguindo ganhar melhores hábitos associados a estilos de vida mais saudáveis e maior satisfação no exercício da atividade laboral promovida pelo ganho de autonomia e criatividade na elaboração das suas tarefas.

Para as empresas, este novo modelo também se traduz em várias vantagens, nomeadamente, uma maior retenção de talento, maior produtividade, menos custos com espaços físicos, menos faltas, baixas e atrasos.

No entanto, é necessário criar mecanismos para manter sinergias, comunicação e coordenação do trabalho, e a cultura e valores organizacionais.

O mais importante para os trabalhadores remotos é o pronto acesso á informação, e para isso, devem ser criados mecanismos e processos fluidos.

Para muitos, esta é uma nova forma de viver o trabalho, com uma maior qualidade de vida, e para outros, uma excelente iniciativa que lhes permite aceder a funções especializadas sem a necessidade de viver em grandes núcleos urbanos.

Assistente virtual

Fri, 09 Apr 2021 20:22:30 GMT

Assistencia virtual personalizada em 2021, um mundo de possibilidades.

Nenhum serviço na área de saúde e bem estar é limitado apenas a uma única interação. Existe um acompanhamento administrativo e de serviço ao paciente que deve ser realizado de forma profissional e diferenciada, garantindo que a sua jornada seja tão satisfatória que ele se torne no embaixador do seu serviço.

Agora, pense! Quanto vale, realmente, o seu tempo quando o usa com o foco total no seu paciente?

Todos os profissionais têm um tempo limite de produtividade. Todos temos as mesmas 24h todos os dias.

Quando quer fazer crescer a sua carteira de pacientes, deve procurar estabelecer parcerias que podem assegurar os processos administrativos e de acompanhamento contínuo ao seu paciente, enquanto faz rodar a sua atividade nuclear.

Uma assistente virtual personalizada pode ser a solução indicada para si!

A assistente virtual oferece de forma 100% remota, serviços administrativos adaptados às suas necessidades.

Hoje em dia, com todas as facilidades tecnológicas já não há necessidade de contratar uma profissional a tempo inteiro.

Para os profissionais que prestam serviços na área de saúde e bem estar, existe também o desafio de manter a total independência na gestão da sua carteira de pacientes, e a proteção da sua base de dados. A assistência virtual é o futuro para grande parte destes profissionais, quanto mais cedo contratarem este serviço, mais rentabilidade e autonomia começam a ter.

Um funcionário a tempo inteiro tem uma carga de custos associada bastante elevada. O conceito criado pela My Patient Manager assenta numa parceria em que ambos os intervenientes saem a ganhar.

A sua assistente personalizada é orientada para antecipar as necessidades dos seus pacientes mesmo antes de oferecer os seus serviços. É uma profissional altamente capacitada e especializada na área de Customer Care, por isso capaz de lhe entregar os melhores resultados.

Imagine que é um Médico Dentista, que trabalha num consultório e tem uma Assistente Dentária que o apoia na atividade clinica, instrumentando em gabinete, assegurando os processos de esterilização e questões relacionadas com o laboratório de prótese dentária. Nem o médico, nem a sua assistente têm tempo para atender telefonemas, marcar e remarcar consultas, emitir recibos e declarações de presença, porque estão ocupados em garantir a realização dos atos clínicos.

Agora imagine que é Nutricionista, ou Dermatologista ou Psicólogo e que realiza consultas em dois consultórios diferentes, mas gostaria de ter a informação centralizada sobre a sua carteira de pacientes, então, uma assistente virtual personalizada oferece-lhe um mundo de possibilidades.

Com a pandemia mundial que se instalou em 2020, provocada pelo novo coronavírus, o mercado de trabalho passou por intensas mudanças e os profissionais foram obrigados a reinventar as suas metodologias de trabalho, no entanto, algumas áreas estão em crescimento exponencial, sejam elas a área de saúde e bem-estar, e a área tecnológica e digital.